Какие документы должны быть на

Содержание

Документы организации: собираем и храним

Какие документы должны быть на

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих.

И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.

Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”. Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье.

Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП).

Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского  учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные  ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документыпостоянно
Лицензии и сертификаты соответствияпостоянно
Бухгалтерская годовая отчетностьпостоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов4 года
Налоговые декларации5 лет
КУДиР для УСНпостоянно
Годовые расчетные ведомости в ФССпостоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)5 лет
Документы, связанные с ККТ5 лет
Документы по охране труда5 лет
Трудовые договоры75 лет
Личные дела руководителей организациипостоянно
Личные дела работников75 лет
Личные карточки работников75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив – хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить.

За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды.

В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Источник: https://www.regberry.ru/malyy-biznes/dokumenty-organizacii

Чек-лист: какие документы должны быть на сайте? — Право на vc.ru

Какие документы должны быть на

Краткий чек-лист юридической документации, которая должна присутствовать на сайте.

Для компаний, продающих услуги/товар через сайт – обязательно. Как минимум, наименование компании и ее нахождение.

Необходимость размещения реквизитов обусловлена требования Закона о защите прав потребителей, где в статье 26.1 указано, что продавцом должна быть предоставлена информация о наименовании продавца и его месте нахождения.

Кроме того, закон указывает на обязанность продавца довести до потенциального покупателя информацию о регистрационном номере (ОГРН) и наименовании зарегистрировавшего его органа (по сути – номер налоговой), а также информацию о лицензии и/или аккредитации, если деятельность продавца подлежит лицензированию или аккредитации.

Как правило, реквизиты размещаются в “подвале” сайта либо на отдельной страничке. Главное, чтобы посетитель сайта мог беспрепятственно с ними ознакомиться.

Таким образом, желательно разместить на сайте следующие реквизиты: название компании, ОГРН, ИНН, место нахождения, сведения о лицензиях, аккредитациях.

Что может грозить компании за отсутствие реквизитов?

Продавца могут оштрафовать за нарушение прав потребителей по ст. 14.8 КоАП РФ на сумму до 10 тысяч рублей. Штраф возможен, если поступит соответствующая жалоба от человека в Роспотребнадзор.

Пример расположения реквизитов компании в “подвале” сайта. Ozon.ru

Пример размещения реквизитов компании Ozon.ru

✔️ Пользовательское соглашение

Документ с указанием прав и обязанностей посетителей сайта, их взаимоотношениях с владельцем сайта.

В большинстве случаев пользовательское соглашение и оферта объединяются вместе (реже, но также встречающийся вариант – объединение пользовательского соглашения, оферты и политики конфиденциальности).

Данный документ представляет собой соглашение между владельцем сайта и его посетителем на использование бесплатного функционала сайта.

Таким образом, пользовательского соглашения может не быть на сайте интернет-магазина, но его желательно иметь на “обычном” сайте. Так и в обратной ситуации: оферты не будет на каком-то информационном сайте, но пользовательское соглашение там желательно.

Документ не обязательный, но при грамотном составлении и наличии облегчает возможные споры.

Для чего разделять оферту и пользовательское соглашение?

Для разделения ответственности и обязанностей при различных действиях на сайте.

Например, в пользовательское соглашение можно включить условия регистрации на сайте, порядок пользования личным кабинетом, указать на недопустимость использования текстов или изображений на сайте без согласия владельца

Кстати, вопрос использования текстов довольно актуален и спорные ситуации встречаются довольно часто. Многие посетители сайтов берут готовые тексты или картинки и публикуют их на своих ресурсах без разрешения правообладателя.

Наличие на сайте пользовательского соглашения и в нем – условий использования текстов/изображений позволит доказать факт незаконности использования таких текстов и взыскать убытки.

✔️ Политика конфиденциальности (политика обработки персональных данных)

Актуальность документа возросла пару лет назад в связи с увеличением штрафов за нарушения в области персональных данных.

Обязательно для любого сайта, собирающего данные пользователя.

Для лучшего понимания: есть формочки с данными – должен быть документ. Сейчас практически каждый сайт собирает персональные данные посетителей, поэтому документ обязателен.

В интернете можно найти много образцов подобного документа и большинство “диванных” специалистов скажут вам, что можно их брать и не обращаться к юристам, но стоит помнить, что штрафы предусмотрены не только за обработку персональных данных без соответствующего документа, но и за обработку персональных данных, несовместимую с целями сбора.

Например, будет у вас документ, скачанный из интернета, в котором будет написано, что вы собираете “имя, фамилию, отчество, дату рождения, паспортные данные…”, но для того, чтобы продать покупателю условный продукт, дату рождения собирать не нужно.

В таком случае, на вашу компанию может быть наложен штраф до 50 000 рублей.

Поэтому, к составлению данного документа нужно подходить со всей ответственностью либо привлекать специалистов.

Применение понятия “оферта” не совсем верно, т.к. оферта – это предложение заключить договор на определенных в оферте условиях.

А согласие покупателя заключить договор называется “акцепт”.

Однако, на интернет-площадках (чаще всего, в интернет магазинах) данное понятие подразумевает собой договор между магазином и покупателем.

Оферта может иметь различные названия: “Условия продажи товаров”, “Договор публичной оферты” и т.д.

С публичной офертой (т.е. офертой для неопределенного круга лиц, любого, кто обратиться к продавцу) мы сталкиваемся практически ежедневно: покупаем продукты в магазине или билет в метро.

Данный документ является одним из самых важных для интернет-магазинов и его составление стоит поручить специалисту.

Как пример некорректно составленного документа и последующих негативных последствий для продавца можно привести следующий пример:

согласно “Правилам продажи товаров дистанционным способом” (Постановление Правительства РФ № 612 от 27.09.2007 г.) покупатель вправе вернуть товар в течение 7 дней.

Однако, если покупателю не было предоставлено информации о сроках и порядке возврата (т.е. в оферте не содержалось условие, что товар можно вернуть в течение 7 дней и как это сделать), то покупатель может вернуть товар в течение 3 месяцев (!) с момента покупки.

Таким образом, предприниматель, сэкономив на услугах специалиста и взяв некорректный образец документа, может предоставить покупателю значительно большие права, чем того требует закон и, например, получить весной купленную покупателем в феврале зимнюю куртку и тем самым, убытки в виде неликвидного к моменту возврата товара.

Итак, что должна содержать в себе “оферта”?

– информацию о продавце (реквизиты ,см. п. 1)

– сроки и порядок возврата товара

– предмет договора (например, купля-продажа товара)

– момент акцепта (т.е. принятие покупателем условий договора, моментом акцепта может быть оформление заказа)

– иные условия взаимодействия продавца и покупателя (ответственность и т.д.)

А что нельзя включать в оферту?

Любые условия, ущемляющие права потребителей. Например, невозможность вернуть товар или срок менее 7 дней на возврат.

Оферту, как и политику конфиденциальности, следует размещать в доступном для посетителей сайта месте, чтобы с ней можно было ознакомиться без всяких препятствий.

✔️ Согласие на обработку персональных данных

Штраф за обработку персональных данных без получения согласия – до 75 тысяч рублей на юридическое лицо.

Как правило, в виде “галочки” под формой сбора персональных данных с ссылкой на Политику обработки.

До недавнего времени шли споры, можно ли получать согласие путем “проставления галочки” в электронной форме.

Но, роскомнадзор расставил все по своим местам, выпустив информационное письмо, в котором указал, что получение согласия в таком виде возможно и не противоречит закону.

Стоит отметить, что какое-либо упрощение подобного сбора, например, автоматическая постановка галочки за пользователя, не рекомендуется, т.к. может расцениваться как неполучение согласия от субъекта персональных данных, ведь получение такого согласия должно быть “конкретным и сознательным”, как говорит об этом закон.

Пример получения согласия путем проставления “галочки” .com

✔️ Уведомление об использовании “cookies

Чаще всего, включается в Политику обработки персональных данных, так как есть мнение, что использование куки равно использованию персональных данных. Однако, с точки зрения IT-специалистов, куки не персонализируют посетителя сайта, а значит это не совсем персональные данные.

Поэтому, рекомендуется уведомление помещать сразу при переходе посетителя на сайт в виде всплывающего окна.

Пример уведомления об использовании Cookies fssprus.ru

Источник: https://vc.ru/legal/72748-chek-list-kakie-dokumenty-dolzhny-byt-na-sayte

Какие документы должны быть на торговой точке и в уголке потребителя | Суворов

Какие документы должны быть на

Неисполнение законодательства и инструкций надзорных органов о правильности оформления документов, стендов, донесения информации до потребителя, ограничения потребителя в информации ведет к нарушениям и штрафным санкциям.

Перечень требуемых документов определяется в каждом конкретном случае, но есть общие начальные требования, которыми можно воспользоваться на начальном этапе. Сохраните их себе!

Какие документы должны быть у вас

  1. Свидетельство о регистрации в качестве ИП или на ООО
  2. Копия договора аренды с арендодателем или право свидетельство на право собственности 
  3. Все необходимые документы на товар: договоры, накладные, сертификаты и декларации на каждое наименование товара (нужно заметить, что по требованию гражданина предприниматель обязан показывать именно копии, тогда как оригиналы — только контрольным органам)
  4. Документация, касающаяся противопожарной безопасности:
    • Если собственник вы, то заверенный эвакуационный план (составляется ответственным лицом, заверяется службой спасателей).
    • Необязательный пункт — все зависит от того, на ком лежит такая обязанность по вашему договору с арендодателем.
  5. Документы подтверждающие проведение дезинфекции, уборки помещений и на вывоз мусора.
  6. Документы на используемое оборудования, включая кассовые аппараты.

Определенные субъекты РФ, которые занимаются торговлей, обязаны иметь в наличии и некоторые другие документы. В них, например, указано разрешение на продажу некоторых специализированных товаров, по типу огнестрельного оружия. 

Оформление уголка потребителя

В каждом магазине обязательно должен быть оборудован специализированный уголок потребителя. Это, к примеру, небольшой стенд, где будет размещаться вся интересующая покупателя информация о магазине.

Формирование стенда под названием «Уголок потребителя» регламентировано двумя нормативными документами:

1. Закон РФ «О защите прав потребителей» (ст. 8–10).
2. Правила продажи отдельных видов товаров (п. 10).

Кто обязан иметь уголок

Предприятия, относящиеся к любым организационно-правовым формам, изготавливающие, отпускающие продукт или осуществляющие оказание услуг (ст.8 Закона РФ «О защите прав потребителей).

Требования к месту размещения и внешнему виду

Уголок потребителя должен быть размещен в заметном и легкодоступном месте. Покупатель товара или потребитель услуги должен иметь возможность беспрепятственно подойти к нему и ознакомиться с расположенными на нем документами.

Конкретных, единых для всех требований к внешнему виду и месту расположения стенда нет, но:

  • наглядность;
  • доступность;
  • актуальность информации;
  • создание комфортных условий для самостоятельного изучения документов.

Какие документы должен содержать

  • типографическая версия законов о защите прав потребителя (Закон должен быть официальным печатным изданием, как правило, крепится на специальный стенд или же находится у администратора);
  • Лицензия — зависит от выбранного вида деятельности (заверенная копия).
  • Ваши данные (ИП, ОГРНИП, ИНН)
  • Данные о режиме работы (правила оказания услуг №55 – это и график, и цены, и оформление ценников, и все ваши реквизиты)
  • Книга жалоб скрепленная подписью и печатью.
  • Правила продажи отдельных видов товаров или Правила оказания услуг общественного питания (выбор определяет сфера деятельности предприятия).
  • Определенные законами льготы и условия для обслуживания некоторых категорий населения.
  • Номера телефонов экстренных служб (МЧС и другие), ведомств, проводящих контроль над продавцами, и служб, куда клиенты могут обратиться с жалобой.
  • Адреса и номера телефонов местного отдела по защите прав потребителей.
  • Трудовые договора работников, если имеются подчиненные.

Штраф за отсутствие уголка потребителя

Отсутствие установленной информации об изготовителе, продавце либо другой информации, обязательность предоставления которой предусмотрена законодательством РФ, влечет за собой наложение административного штрафа, в следующих размерах:

  • на граждан от 1 500 до 2 000 рублей;
  • на должностных лиц от 3 000 до 4 000 рублей;
  • на юридических лиц от 30 000 до 40 000 рублей.

Требования по общепиту: кафе, буфеты и рестораны

В зависимости от вида деятельности, необходимая документация может варьироваться. У предпринимателей, занимающихся общепитами или предоставляющих услуги по уходу за собой, основным проверяющим органом является Роспотребнадзор, и на точке необходимо иметь соответствующую санитарно-медицинскую документацию:

  • Программа (план) производственного контроля
  • Журнал учета дезинфицирующих средств
  • Схема обращения с биологическими отходами
  • Инструкция по обращению с биологическими отходами
  •  Список контингента работников, подлежащих медицинским осмотрам
  • Рабочая программа производственного контроля качества питьевой воды
  • Комплект «Журналы санитарного учета»
  • Комплект нормативов САНПИНА и Федеральных законов
  • Санитарно-эпидемиологическое заключение
  • Договоры (на дезинфекцию, дератизацию, утилизацию отходов, на стирку белья и одежды, и др.)
  • Личные медицинские книжки работников
  • Санитарный паспорт объекта.

В случае налоговой проверки

В ходе выездной проверки налоговики могут требовать любые документы, необходимые для расследования. Рекомендуем в данном случае полагаться на Приказ Минфина РФ об утверждении «Административного регламента исполнения ФНС государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей».

Ссылки по теме:

Открытие бизнеса

Неисполнение законодательства и инструкций надзорных органов о правильности оформления документов, с…

Источник: https://malina-group.com/kakie-dokumenty-dolzhny-byt-na-torgovoj-tochke-v-magazine/

Перечень обязательных внутренних документов ООО

Какие документы должны быть на

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

  1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
  2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
  3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
  4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
  5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
  6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
  7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
  8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
  9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
  10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
  11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

  1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
  2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
  3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

  1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
  2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
  3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
  4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
  5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

  1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
  2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
  3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
  4. Положение о защите персональных данных работников.
  5. Личные карточки работников по форме Т-2.
  6. Штатное расписание по форме Т-3.
  7. Графики отпусков по форме Т-7.
  8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
  9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
  10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
  11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
  12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
  13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
  14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

  1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
  2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
  3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
  4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
  5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения
Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета, 75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых) 5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза 4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь
с условиями использования.

Ошибка создания аккаунта. Пожалуйста, сообщите info@malyi-biznes.ru

Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа…

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/dokumenty-organizacii/

Документы на дезинфицирующие средства

Какие документы должны быть на

В связи с всемирной пандемией коронавируса спрос на средства дезинфекции, антисептики и маски достиг абсолютно невероятного уровня.

Предприимчивые люди сразу смекнули, куда пойдут денежные потоки и начали наполнять рынок товарами разного уровня качества, чтобы «отхватить кусочек пирога».

Наплыв низкосортного продукта на рынок был настолько массивным, что государство просто не успевало бороться с контрафактом, и по сей день многие продавцы используют ажиотаж для наживы.

Чтобы не стать жертвой некачественной продукции, от которой может зависеть ваше здоровье и жизнь, необходимо смотреть на сопутствующие товару документы. Какие именно? Давайте разбираться.

1. Свидетельство о государственной регистрации (СГР на антисептик)

Дезсредства должны быть обязательно зарегистрированы в Федеральной службе Роспотребнадзора и иметь этому соответствующее документальное подтверждение. Это гарантия того, что средство полностью соответствует регламентированным санитарным и гигиеническим нормам Российской Федерации и прошло соответствующие проверки.

В Свидетельстве должен быть прописан номер инструкции по применению дезинфицирующего средства, а также подпись Главного санитарного врача РФ – Попова А.Ю, либо подпись заместителя – Брагина И. В.

➨ Проверить наличие сертификата у дезсредства Вы можете по названию, дате или номеру в едином реестре свидетельств о госрегистрации:

https://portal.eaeunion.org/sites/odata/_layouts/15/portal.eec.registry.ui/directoryform.aspx?listid=0e3ead06-5475-466a-a340-6f69c01b5687&itemid=231#

2. Декларация соответствия на антисептик

Данный документ является официальным подтверждением эффективности дезинфекционного средства на базе требований Нормативных показателей безопасности и эффективности дезсредств, которые подлежат контролю в процессе сертификации №1-12/75-97, и класс опасности вещества по стандарту ГОСТ 12.1.007-76. Декларация о соответствии дезинфицирующего средства может быть оформлена только на основании экспертного заключения, которое выдается производителю после лабораторного анализа состава и действия продукции.

Также стоит уделить внимание статусу аттестата и области аккредитации лаборатории, в которой проводились исследования, и органа по сертификации продукции.

➨ Проверить антисептик на сайте Росакредитации можно по ссылке: https://pub.fsa.gov.ru/rss/certificate

3. Паспорт безопасности антисептика

Этот документ подтверждает информацию о безопасном использовании средства, хранении, транспортировке и утилизации химического продукта.

Паспорт безопасности дезинфицирующего средства описывает порядок действий при возникновении форс-мажорных ситуаций, разлива, попадании дезинфицирующего средства в глаза или желудок. Действия, описываемые в паспорте, помогут минимизировать потенциальное вредное воздействие на организм, здоровье, жизнедеятельность человека и окружающую среду.

➨ Данный документ составляется производителем дезинфицирующей продукции.

4. Паспорт качества на антисептик

Паспорт качества дезинфицирующего средства составляется непосредственно компанией-изготовителем для каждой партии вещества отдельно. В нем указываются показатели дезинфицирующих составляющих вещества в данной партии, а сам документ будет считаться действительным и актуальным только при наличии подписи директора и печати организации-производителя.

➨ Для получения паспорта качества необходимо отправить запрос вашему поставщику с указанием номера партии, который вы можете увидеть на этикетке каждой упаковки. Если у вас есть сомнения, то вы можете отправить этот запрос непосредственно производителю.

5. Инструкция по применению

В инструкции по использованию дезинфицирующего средства обобщены данные о времени дезинфекции, методах обработки разных поверхностей, концентрации вещества и о том, где и как может использоваться данное средство.

На титульном листе данной инструкции по использованию должна стоять подпись и печать изготовителя и НИИ Дезинфектологии Роспотребнадзора. Данный орган выступает и разработчиком инструкции и экспертом, который осуществляется экспертизу для будущей регистрации продукта в государственных органах.

➨ Инструкцию по применению предоставляет производитель.

6. Этикетка антисептика

Этикетка дезинфицирующего средства обязательно должна содержать информацию о веществе, чтобы гарантировать его безопасное применение человеком. Должны быть указаны:

  • Название дезинфицирующего средства;
  • Назначение данного вещества;
  • Компания производитель, её адрес и контакты;
  • Состав антисептика, метод использования и допустимая дозировка вещества;
  • Меры предосторожности;
  • Дата производства, номер партии;
  • Штрих-код;
  • Обозначение технической документации;
  • Срок и условия хранения вещества;
  • Сертификационные отметки.

Знак РСТ на этикетке антисептика говорит об оформлении на продукцию декларации о соответствии, которая подтверждает класс опасности антисептика по стандартам ГОСТ и целевую эффективность продукта. Для антисептиков наличие такого знака на этикетке является обязательным!

➨ В нашем магазине Вы можете получить все виды сертификатов и инструкций на дезинфицирующие средства Абактерил, а также проконсультироваться по применению антисептика в школах, ресторанах, на складах, производстве, в больницах и других общественных заведениях. Позвоните нам или напишите в онлайн чат. Мы заботимся о том, чтобы вы получали только качественную оригинальную продукцию, безопасную для здоровья!

Источник: https://shop.abakteril.ru/blogs/blog/dokumenty-na-dezinfitsiruyuschie-sredstva

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.